martes, 13 de mayo de 2008

El inventario de mercancías
Las existencias de mercancías se registran en la cuenta de “inventario de mercancía”, con anotación del monto total que arroja el conteo físico de las mercancías en el almacén de la empresa. Tales mercancías vendrán a ser, aquellas que no lograron venderse; de lo cual surgen dos problemas inmediatos, a saber:Determinación de la cantidad exacta de mercancíasDeterminación del precio de esa mercancía en existencia.En la determinación de la cantidad exacta, han de tomarse en cuenta, en su totalidad, todas aquellas mercancías propiedad de la empresa, tales como:i) Existencia en los almacenes, perteneciente a la empresa.ii) Las compras F.O.B. en el puerto de embarque.iii) Las mercancías enviadas en consignacióniv) Las mercancías de la empresa, en poder de vendedores, corredores, agentes, promotores de ventas, etc.v) Toda mercancía propiedad de la empresa, este donde este.Con respecto al segundo problema, de la determinación de los precios de los artículos; hay que considerar la constante posibilidad de la existencia de algunos artículos, provenientes de pedidos diferentes, compraos a precios distintos.De acuerdo al principio del conservatismo de la contabilidad “no se deben anticipar utilidades, y se deben prever posibles perdidas”. De alli que se opte por adoptar, entre el precio de costo y el que actualmente rija en el mercado, el que resulte menor de los dos.Se entiende por precio de costo, el que ha sido pagado según factura. En cambio, el precio de mercado, seria el que tienen los artículos actualmente en la plaza, es decir, el precio que habría de pagarse, si se fueran a comprar dichos artículos ahora.Como quiera que los inventarios constituyen el componente mayor de los activos circulantes de una gran cantidad de empresas, deben tenerse presentes las siguientes consideraciones: -Por su liquidez menor, cualquier error cometido en su administración tardara mucho tiempo en corregirse.-Hoy día se ha demostrado que la mejor manera de controlar los inventarios es mediante computadoras, con las cuales se pueden predecir las consecuencias mediante simulaciones.-La cuantía apropiada del inventario ha de equilibrar los costos y riesgos de mantenimiento del mismo, contra los beneficios de su disponibilidad a tiempo.-El volumen más económico de las órdenes para proveer inventarios vendrá dado por la formula:Q= √ 2cv/mpDonde:Q = cantidad de unidades del pedidoC= costo total de procesar cada pedidoV= venta o consumo anual en unidadesM= costo anula de manteniendo del inventario, expresado en % del valor promedio de los inventarios.P=costo unitario pagado al proveedor.La deducción de esta formula cae en el campo de la las derivadas, ajeno al de esta asignatura.Un elemento importante, que no contempla esta formula, es la posibilidad de los descuentos en pedidos mayores.La utilización de esta formula se justifica para aquellos artículos de cierto valor.Un procedimiento menos riguroso consiste en mantener una reserva y ajustar los pedidos al ritmo del consumo.En la mayoría de los casos se pierde menos por no poder satisfacer pedidos, debido al agotamiento de los inventarios, que lo que uno perdería por mantener inventarios en demasía y estancados.Clases de InventariosLos inventarios pueden ser de las siguientes clases:Inventario de productos terminados, similar al inventario de mercancías, lo forman lo productos fabricados por las empresas industriales: mediante la transformación de la materia prima, y que tienen destinados para la venta. Este detalle es muy importante; porque, los muebles que una mueblería tiene destinados para su uso, serán activos fijos; mientras que los que destina para la venta, formaran parte de su inventario de productos terminados.Inventario de productos en proceso, formado por los productos en proceso de elaboración, sin terminar aun. De allí que lo formaran: una cierta materia prima semielaborada, mano de obra y gastos de fabricación.Inventario de materia prima, el cual comprende todos aquellos elementos básicos, que la empresa compra para, mediante de la manufactura, obtener los productos terminados.Inventario de suministros, constituidos por materiales, accesorios y otros elementos necesarios para el funcionamiento de las maquinarias y el proceso de elaboración en si; pero que no figuran en los productos terminados, o no se pueden determinar en ellos con facilidad; como la cola, los clavos y la lija usada en la fabricación de muebles.Métodos de inventarioAtendiendo a la frecuencia con que se toman, los inventarios pueden ser hechos por dos métodos: inventario continuo e inventario periódico.Inventario continuo o perpetuoEs el más idóneo, por mantener un registro constante de las existencias, en base a las entradas, menos las salidas de mercancías. También se le llama inventario perpetuo y es llevado mediante tarjetas, con una distribución columnar para mantener un registro completo de entradas, salidas y existencias; así como fechas, precios, unidades, características, cantidades máximas y mínimas que han de mantenerse siempre en existencia de cada producto.Constituye un procedimiento para contabilizar el movimiento de mercancías en forma tal, que permite conocerse, en todo momento, las existencias, el costo de la mercancía vendida y la utilidad (o perdida) bruta. Para ello se utilizan las siguientes cuentas: inventario de mercancías, ventas y costo de las ventas.i) La cuenta de “Inventario de mercancías” es una cuenta de activo circulante, que registra el movimiento de las mercancías al precio de costo. Se le hacen los siguientes cargos:al comenzar el negocio, el inventario inicialel monto de las compraslos fletes y demás gastos de compras.Las devoluciones en ventas, al precio de costo.Igualmente se le harán los siguientes abonos, también al precio de costo:el monto de cada ventalas devoluciones en compraslas rebajas sobre comprasEsta cuenta tendrá siempre un saldo deudor, el cual indicara el monto de las mercancías que quedan en existencia, o sea el inventario final de mercancías.ii) la cuenta de ventas registra la venta de mercancías únicamente al precio de venta. Se le hacen los siguientes cargos:las rebajas en ventaslas devoluciones en ventasAsí también se le abonara el monto de cada venta, al precio de venta. Su saldo acreedor indicara el total de las ventas netas, efectuadas en el periodo. Al momento del cierre se le traspasara el saldo de la cuenta del costo de las ventas, pasando entonces a ser una cuenta de resultados, en cuyo caso su saldo, si es acreedor, representará la utilidad bruta, y si fuere deudor indicara la perdida bruta en ventas.iii) La cuenta de costo de las ventas registrara precisamente el costo de las mercancías que se han vendido, a su precio de costo. Se le cargara el importe de cada venta y se le abonara el importe de las devoluciones en ventas, siempre al precio de costo.Su saldo deudor indicara el costo del total de la mercancía que se ha vendido durante el periodo.NOTA: como dato curioso debe notarse que en este método, tanto las ventas, como las devoluciones en ventas, se registraran doblemente: al precio de costo, en la cuenta del costo de las ventas, y la precio de venta, en la cuneta de ventas. Esto hace necesario que, por cada venta y por cada devolución en ventas e hagan dos asientos de diario: uno al precio de costo y otro al precio de venta. Esto se hace así con el propósito de controlar separadamente las existencias de mercancías, al costo de las mercancías que se van vendiendo y el total de las ventas netas netas.Inventario Periódico, Físico o IntermitenteEs un inventario extra-contable, que consiste en el conteo físico de las mercancías y la y la asignación de sus respectivos valores, al final de cada ejercicio económico. Este método se utiliza, aun en el caso de que se emplee el anterior; con el fin de verificarlo. En tal caso, no hará falta tomarlo al final del ejercicio; sino en cualquier momento, e incluso puede practicarse por etapas; siempre y cuando puedan separarse las diferentes clases de mercancías. Modernamente, el inventario periódico suele tomarse por muestreo; lo cual significa una gran economía de esfuerzo, tiempo y dinero para la empresa.En la toma del inventario periódico, se han de distinguir dos etapas: preparación y realización. La preparación ha de comprender todo aquel trabajo preliminar de planificación de la labor, ordenamiento de las mercancías, entrenamiento del personal y escogencia de los formularios por emplear. La realización comprende el conteo de los artículos, su registro en las hojas de inventario, previamente elaboradas, con todos sus datos, y luego la valoración de cada articulo.En la toma del inventario periódico, por lo regular, se usan unas tarjetas numeradas con indicaciones de los artículos, su clase y donde se encuentran. Estas tarjetas suelen constar de 2 y a veces, de 3 secciones: se anotan las existencias y se despega una parte, para llevarla al libro y la otra parte se deja en la mercancía respectiva, como constancia de haber sido ya tomando en el inventario. La tercera sección se usa cuando otra persona viene después efectuando una revisión del inventario.Métodos de valuación de inventarioLos métodos de inventario permiten conocer el volumen de mercancías en existencia en un momento dado y sea cual fuere el tipo de empresa, la valuación de esa cuantía de mercancías reviste una gran significación; debido a que según el precio que se le asigne a cada renglón, así será el monto del inventario, en términos monetarios; afectándose el costo de las ventas, y por lo tanto, la utilidad o la pérdida neta, ya bien o en mal.En efecto, si el inventario final se valora a un precio inferior del que realmente tiene, la utilidad neta disminuirá, al aumentar el costo de las ventas. Son muchos los métodos de valuación de inventarios, entre los cuales podemos citar los siguientes:Costo o mercado, el mas bajoLo primero en entrar, primero en salir (PEPS)Lo ultimo en entrar, primero en salir (UEPS)Promedio aritméticoPromedio móvilPromedio armónico ponderadoCosto básicoPrecio de ventaUtilidad bruta
LA CAJA CHICA.
Cantidad relativamente pequeña de dinero en efectivo que se asigna a un empleado, en caja o en depósitos, disponible para desembolsos menores, que generalmente se lleva bajo el sistema de fondo fijo; el monto de los gastos que se realizan con este fondo son tan pequeños que no es conveniente pagarlos con cheques.
Para poder mantener un control sobre todos los gastos relacionados a su pequeña empresa o un negocio que maneja desde el hogar, es necesario contabilizar todos los gastos menores de día a día que usted paga en efectivo, así como los gastos que paga con cheque o por medio de transferencias bancarias. Los desembolsos menores en efectivo se acumulan con el tiempo y es importante conocerlos para poder contabilizarlos, controlarlos y también para poder tomar una deducción por estos gastos en su declaración de impuestos. En vez de pagar estos gastos de sus fondos personales, puede ser más conveniente establecer y usar una caja chica para pagar los gastos relacionados a su negocio.
Tipos de Gastos que se Puede Pagar de una Caja Chica.
Aunque el uso de tarjetas de débito y de crédito está rápidamente reemplazando y eliminando las transacciones en efectivo, igual puede haber varios tipos de gastos menores que son más convenientes pagar en efectivo o que usted prefiere pagar en efectivo. Estos podrían incluir franqueo, útiles de oficina, reparaciones menores, propinas, combustible para su vehículo, estacionamiento y peajes y tarifas para el transporte público, entro otros.
Ventajas de Usar una Caja Chica.
Las siguientes son algunas de las ventajas de usar una caja chica para pagar los gastos menores relacionados a su negocio:
• Puede separar los gastos del negocio de los gastos personales.
• Un procedimiento para manejar la caja chica facilita la contabilización de los gastos menores en los libros del negocio.
• Tendrá los recibos para respaldar las deducciones tributarias que se puede tomar por estos gastos menores.
• El procedimiento para la caja chica le permite guardar la documentación de estos gastos todos juntos en un archivo.
• Al saber donde se está gastando el efectivo, estará en mejores condiciones para controlarlo.
Procedimiento para la Caja Chica.
Estableciendo la Caja Chica.
Un fondo de caja chica es una cierta cantidad de dinero en efectivo que se aparta específicamente para pagar los gastos menores del negocio. En un negocio que usted maneja desde su hogar, probablemente usted mismo va a manejar la caja chica. En una pequeña empresa con más de una persona, la caja chica se asigna a una sola persona quien es responsable de tener la caja, entregar el efectivo según las necesidades, guardar los recibos y mantener registros de los desembolsos. El monto de la caja chica dependerá de la naturaleza del negocio: cuántos desembolsos se hacen en efectivo, los montos de los desembolsos y su frecuencia. Se trata de tener suficiente efectivo en la caja chica como para cubrir todos los gastos menores durante un cierto período, como un mes, por ejemplo.
Para establecer la caja chica inicialmente, se gira un cheque a caja o al nombre de la persona responsable del fondo, que se llama el custodio, por el monto predefinido. Este cheque está contabilizado en una cuenta separada que se llama Caja Chica en el libro mayor. El cheque está canjeado por el custodio del fondo y el efectivo se guarda en una pequeña caja de seguridad, en un cajón del escritorio bajo llave o en algún otro lugar donde está seguro.
Usando la Caja Chica.
Los procedimientos para manejar la caja chica son bastante sencillos y generalmente funcionan de la siguiente manera:
Cada vez que se necesita efectivo para hacer algún trámite, hacer una compra o pagar un gasto menor, el custodio de la caja chica entrega la cantidad de efectivo solicitado o necesario y deja un comprobante en la caja, indicando el nombre de la persona quien solicitó el efectivo, la fecha, el monto y el propósito. Se puede comprar comprobantes estándares en negocios donde venden útiles de oficina, o puede usar su propio formato. El comprobante puede ser simplemente un papelito y si usted mismo, como el propietario del negocio, está manejando la caja chica, el comprobante básicamente sirve como un recordatorio para usted que ha sacado dinero de la caja chica.
Cuando la persona quien solicitó el dinero de la caja chica ha hecho su trámite o compra, debe regresar y entregar al custodio de la caja chica el recibo por el gasto. En el caso de un gasto para el cual no se entrega un recibo, como una propina, por ejemplo, se puede usar el mismo comprobante de la caja chica para indicar el monto exacto del gasto y éste servirá como el respaldo.
Si el gasto real fue mayor que el monto solicitado, el custodio de la caja le paga la diferencia a la persona que efectuó el gasto. Y al contrario, si el gasto fue menor, la persona quien solicitó el dinero devuelve la diferencia al custodio de la caja chica. Una vez saldada la cuenta, se saca el comprobante de la caja y se guarda el recibo. Aquí nuevamente, si usted como propietario está manejando su propia caja chica, este proceso lo realizaría usted mismo.
En cualquier momento, el total del efectivo, los recibos y los comprobantes pendiente recibos en la caja debe ser igual que el monto establecido para la caja chica.
Reponiendo la Caja Chica.
El monto original establecido para la caja chica se mantiene fijo en la cuenta Caja Chica en los libros de contabilidad. El saldo del efectivo en la caja va disminuyendo mientras se hacen los desembolsos, por lo tanto es necesario reponer la caja periódicamente para devolver el monto del efectivo a su saldo original.
Cuando el custodio de la caja chica ve que está quedando poco efectivo, debiera llenar una solicitud de reposición de la caja chica. Esta solicitud sirve como la manera en que se contabilizan los desembolsos de la caja. En la solicitud de reposición se indica el monto total de los gastos efectivamente desembolsados de la caja y las cuentas del libro mayor que corresponde a los gastos.
Solamente los gastos efectivamente pagados, con recibos u otro respaldo, deben incluirse en la solicitud de reposición de la caja. Los comprobantes pendiente recibos deben quedar en la caja hasta que se liquidan.
Es conveniente crear un formulario estándar para la reposición de la caja, para facilitar la contabilización de los gastos correspondientes y para mantener una uniformidad y orden en los archivos. Todos los recibos se adjuntan a la solicitud de reposición.
Se gira un cheque a nombre del custodio por el monto que se requiere para reponer la caja chica y se contabilizan los desembolsos, con cargos a las cuentas de gastos y otros según corresponda y un haber a la cuenta Banco. La cuenta Caja Chica se mantiene en su saldo fijo.
El custodio, o usted como el propietario, canjea el cheque, repone la caja chica con el efectivo y la caja vuelve a su monto original.
CONCILIACION BANCARIA.
Conciliación Bancaria es un módulo muy práctico y fácil de usar, donde conciliar sus bancos deja de ser una tarea tediosa y pasa a ser una labor sencilla. Este módulo realiza la conciliación bancaria automática entre el estado de cuenta del banco y los registros correspondientes del módulo de Contabilidad.
Características Generales:
1. Se alimenta de la información del módulo de contabilidad.
2. Incluye entre sus módulos la posibilidad de hacer uso de los estados de cuenta que su empresa descarga a través de los sites bancarios, eliminando así el procesamiento manual de los estados de cuenta.
3. Conciliación automática, a través de números de referencias.
4. En caso de divergencia en los números de referencias o montos, el sistema permite conciliaciones manuales en forma automatizada.REPORTES PRINCIPALES:1. Reporte de saldo ajustado.
2. Reporte de movimientos conciliados en libros.
3. Reporte de movimientos no conciliados en libros.4. Reporte de movimientos conciliados en bancos.
5. Reporte de movimientos no conciliados en bancos.

miércoles, 31 de octubre de 2007

definiciones de cuentas

ACTIVOS PASIVOS

Local comercial CUENTAS POR PAGAR
Terreno Hipoteca por pagar
Maquinaria Alquiler por pagar
Equipo de reparto Prestamos bancareos por pagar
Articulos de escritorio Sueldos por pagar
Mobiliario serv.telf.por pagar
Efectivo Impuestos por pagar
Mercancias Energia electrica por pagar
Cuenta corriente de banco
Maquinaria y equipo
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Intereces por cobrar
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